PIAM asiakastarina: automatisoitu kulunhallinta ja ennustettavat kustannukset

PIAM-portaalin käyttöönotto käynnistettiin noin kolme vuotta sitten haastavassa tilanteessa. Kulunhallinta siirrettiin nopealla aikataululla uuteen portaaliin aiemman mallin pohjalta, ja kokonaisuus kattoi useita toimipisteitä eri ympäristöissä. Alkuvaiheessa keskiössä oli hallittu haltuunotto ja toiminnan varmistaminen. 

Keskeinen tekijä onnistumisessa oli sujuva ja tavoitteellinen yhteistyö palveluntarjoajan kanssa. Yhteistyö on ollut käytännönläheistä ja jatkuvaa, mikä on mahdollistanut sekä toiminnan vakauttamisen että kehittämisen rinnakkain. Säännöllinen palvelunhallinta on tuonut läpinäkyvyyttä toimintaan ja mahdollistanut kehitystarpeiden hallitun etenemisen. 

Ratkaisua on matkan varrella kehitetty ja osin räätälöity, mutta yhtä tärkeää on ollut tunnistaa ne toiminnallisuudet, jotka toimivat sellaisenaan ilman turhaa monimutkaisuutta. Tämä tasapaino on ollut keskeinen osa toimivan kokonaisuuden rakentamista. 

Nykyisin PIAM toimii keskitettynä kulunhallinnan ratkaisuna, jonka kautta hallitaan kaikkia käyttäjiä – sisäisiä ja ulkoisia – roolipohjaisesti ja ohjattujen hyväksyntäprosessien kautta. Integraatiot HR- ja kulunhallintajärjestelmien välillä automatisoivat keskeiset vaiheet, vähentävät manuaalista työtä ja pienentävät virheriskiä. 

Ratkaisu tarjoaa ajantasaisen näkymän kulkuoikeuksiin: kuka pääsee minne, millä perusteella ja kuinka pitkään. Tämä on parantanut turvallisuutta ja tehnyt kokonaisuuden hallinnasta selkeämpää. 

PIAM-ratkaisua on kehitetty vaiheittain liiketoiminnan tarpeiden mukana, ja se toimii nyt luotettavana perustana kulunhallinnalle sekä mahdollistaa hallitun kehittämisen myös jatkossa. 

Ennen yhteistyötä asiakkaan kulunhallinta perustui vanhentuneeseen portaaliin ja laajaan manuaaliseen työhön. Kokonaisuus oli vaikeasti hallittava ja hidasti arjen toimintaa. 

Keskeiset haasteet: 

• Vanhentunut kulunhallintaportaali, jota oli vaikea ylläpitää ja kehittää 
• Suuri määrä manuaalista pääkäyttötyötä 
• Muutosten käsittely sidottu palveluaikoihin 
• Hidas, työläs ja virhealtis prosessi 
• Kustannusten vaikea ennustettavuus 

Tavoitteena oli siirtyä moderniin kulunhallinnan malliin, joka vähentää manuaalista työtä, parantaa prosessien laatua ja tukee liiketoiminnan kasvua. 

Avarn Security toteutti asiakkaalle PIAM-ratkaisun (Physical Identity & Access Management), joka automatisoi kulkuoikeuksien hallinnan ja vakioi prosessin alusta loppuun. 

Ratkaisu yhdistää kulunvalvonnan, identiteettien hallinnan ja HR-järjestelmät yhdeksi kokonaisuudeksi, joka ohjaa käyttöoikeuksia koko käyttäjän elinkaaren ajan. 

Käyttöönotto eteni vaiheittain: 

• Nykytilan kartoitus ja tarvemäärittely 
• Ratkaisun suunnittelu ja integraatiomääritykset 
• Tekninen toteutus ja testaus 
• Automaation käyttöönotto ja laajennus 

Projektissa huomioitiin eri kulunvalvontajärjestelmien erityispiirteet, ja PIAM sovitettiin saumattomasti osaksi asiakkaan olemassa olevaa järjestelmäympäristöä. 
 
Asiakkaan kommentti: 

“Yhteistyö palveluntarjoajan kanssa on ollut sujuvaa ja käytännönläheistä alusta asti – se on ollut keskeinen tekijä onnistumisessa.” 

Yli 95 % manuaalisesta työstä poistui 

Automaatio korvasi lähes kaiken aiemmin käsin tehdyn kulunhallintatyön. Tämä vapautti resursseja ja vähensi merkittävästi rutiinityötä. 

Selkeät kustannussäästöt 

Manuaalisen työn väheneminen ja prosessien vakiointi toivat konkreettisia kustannushyötyjä.  

Ennustettava kustannusrakenne 

PIAM automatisoi prosessin siten, että kulunhallinta toimii johdonmukaisesti ja kustannukset ovat läpinäkyviä ja ennakoitavia. 

Nopeammat läpimenoajat 

Kulkuoikeudet eivät ole enää sidottuja virka-aikoihin – automaatio toimii 24/7. 

Asiakas kuvaa muutosta näin: 

“Automaatio on vähentänyt manuaalista työtä merkittävästi ja samalla pienentänyt virheriskiä.” 

PIAM-ratkaisu toi kulunhallintaan vakioidun ja laadukkaan toimintamallin. 

• Automaattiset tarkistukset vähensivät virheitä 
• Integraatiot varmistavat ajantasaiset tiedot 
• Prosessi perustuu luotettaviin tietolähteisiin ja sääntöihin 

Samalla raportointi ja näkyvyys paranivat merkittävästi. 

“Näemme yhdestä paikasta, kenellä on pääsy, minne ja miksi ja se tuo varmuutta tekemiseen.” 

Kulunhallinta muuttui hajanaisesta tekemisestä hallituksi ja läpinäkyväksi kokonaisuudeksi. 

“Kulunhallinta on nyt selkeä ja hallittu kokonaisuus, ei enää hajanaista tekemistä.” 

PIAM ei ollut kertaluonteinen projekti, vaan sitä on kehitetty vaiheittain yhteistyössä asiakkaan kanssa. 

Ratkaisua ohjaavat säännölliset palvelunhallinnan käytännöt, jotka tuovat läpinäkyvyyttä toimintaan ja mahdollistavat jatkuvan kehittämisen. 

Ratkaisussa on onnistuneesti yhdistetty: 

• valmiit, toimivat toimintamallit 
• kohdennettu räätälöinti asiakkaan tarpeisiin 

Tämä tasapaino mahdollistaa tehokkaan ja hallitun kokonaisuuden kehittämisen myös tulevaisuudessa. 

Asiakkaan mukaan: 

“Ratkaisua on kehitetty vaiheittain, ja se elää aidosti meidän tarpeiden mukana.” 

Projekti osoitti, kuinka merkittävä osa kulunhallinnasta voidaan automatisoida, kun kokonaisuus suunnitellaan huolellisesti ja integraatiot toteutetaan oikein. 

Erityisen onnistunutta oli: 

• laaja automaatio, joka toi asiakkaalle konkreettisia säästöjä 
• kulunhallintaprosessien selkeä nopeutuminen ja yhdenmukaistaminen 
• HR-integraatioiden tuoma tehostuminen arkeen 
• Valttikortti-prosessien (kulkuoikeuksien hallinta) nopeutuminen ja yhdenmukaistaminen 
• skaalautuvan toimintamallin rakentaminen tulevia asiakkuuksia varten 
   

Avarn Securityn asiantuntijan mukaan: 

“Ensimmäiset asiakastoteutukset loivat vahvan teknisen pohjan, jonka ansiosta vastaavat PIAM-kokonaisuudet voidaan toteuttaa entistä tehokkaammin ja hallitummin. Yhteistyö on jatkunut pitkään, ja kehitystyö jatkuu aktiivisesti myös tulevaisuudessa.” 

Kulunhallinnan automatisointi vähentää manuaalista työtä, parantaa turvallisuutta ja tekee kustannuksista ennakoitavia. 

Keskustele asiantuntijan kanssa ja selvitetään miten ratkaisu voidaan toteuttaa juuri teidän ympäristössänne. 

Ota yhteyttä Avarn Securityn asiantuntijaan